PO là gì? Những bạn cần biết về PO

  PO hay Purchase Order có lẽ không còn lạ lẫm với các cá nhân và tổ chức, đặc biệt là các công ty thương mại. Tại sao PO lại là một yếu tố quan trọng trong quy trình tài chính của một công ty? Nhiều người lầm tưởng rằng hóa đơn và đơn đặt hàng (PO) là tương tự nhau, tuy nhiên điều này là không chính xác. Vậy PO là gì và nó có ý nghĩa gì trong các hoạt động kinh doanh và thương mại? Cùng Auvietco.vn tìm hiểu ngay nhé!

PO là gì?

  PO (Purchase Order) có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là chứng từ nghiệp vụ mà người mua gửi cho nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc pháp lý. Nhằm thực hiện nghĩa vụ mua dịch vụ hoặc hàng hóa.

Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các yếu tố của giao dịch kinh doanh. Bao gồm giá thỏa thuận của người mua và người bán trên mỗi đơn vị. Cũng như số lượng của mỗi mặt hàng được mua, bao gồm cả thông tin chính xác, chẳng hạn như kiểu dáng và màu sắc …

Một số đơn đặt hàng cũng bao gồm cả các điều khoản vận chuyển và thanh toán. Mỗi đơn đặt hàng phải được gán một số duy nhất. Nhằm dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Nội dung của PO gồm là gì?

Tùy theo mong muốn của người bán và người mua. Mỗi doanh nghiệp hay tổ chức mà mỗi đơn hàng sẽ có những thông tin đưa ra khác nhau. Nhưng để đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch và đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng và mua hàng. Thì PO nào cũng phải có những yếu tố chủ yếu sau:

• Number (Số PO)
• Date (Ngày lập PO)
• Seller/Buyer: Name, Tel/Fax, Contact (Tên, thông tin liên hệ của người bán và người mua)
• Goods Description/Product/Commodity (Mô tả sản phẩm/hàng hóa)
• Quantity (Số lượng sản phẩm/hàng hóa)
• Quality/Specifications (Phẩm chất, thông số kỹ thuật của sản phẩm)
• Unit price (Đơn giá sản phẩm)
• Total amount (Tổng giá trị hợp đồng)
• Payment terms (Điều khoản thanh toán)
• Incoterms (Điều kiện giao hàng)
• Special Conditions (FOC, Discount,…)
• Signature (Chữ ký bên mua và bên bán)

Các loại PO phổ biến hiện nay

Các doanh nghiệp hiện đang sử dụng nhiều hình thức đặt hàng khác nhau. Chúng có thể được phân loại là đơn đặt hàng điện tử hoặc phi điện tử.

Các phương tiện đặt hàng lựa chọn sẽ phù hợp với chính sách và quy định bán hàng của công ty. Tuy vậy, hầu hết các doanh nghiệp và công ty đã áp dụng cả hai cách dạng PO này.

PO điện tử

Đơn đặt hàng điện tử được tạo và gửi đến người bán thông qua internet. Bất kỳ doanh nghiệp thương mại nào cũng có thể sử dụng đơn đặt hàng điện tử để mua hàng hóa và dịch vụ. Các tên khác của đơn đặt hàng điện tử cũng được sử dụng như mua hàng điện tử, mua sắm điện tử và yêu cầu mua hàng điện tử.

PO phi điện tử

Nhiều công ty vẫn ưu tiên quy trình đặt hàng cổ điển hơn hình thức đặt hàng hiện đại. Phần lớn hồ sơ đặt hàng của họ đều là trên giấy. Các doanh nghiệp lựa chọn đơn đặt hàng phi điện tử vì lý do khác nhau.

Đây là một dạng định vị chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp. Hơn nữa, chúng giúp cho người bán nắm bắt tốt hơn về các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng. Một số PO cũng có tác dụng trong việc lưu trữ tài liệu kinh doanh của doanh nghiệp.

Tác dụng của PO?

• PO là một tài liệu quan trọng. Chúng có nhiều ý nghĩa đối với một tổ chức, doanh nghiệp. Chúng được sử dụng để kiểm tra và đánh giá các vấn đề về đơn đặt hàng.
• Thông qua PO. Khách hàng có thể truyền đạt mong muốn và yêu cầu của họ tới nhà cung cấp. Chúng có thể được sử dụng bởi cả hai bên trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
• Bằng chứng chính thức về tình trạng giao hàng và vận chuyển. Chúng được gửi đến các nhóm tài chính, mua sắm và vận hành. Sau khi đặt hàng, chi phí sẽ được tính toán, cho phép bạn đánh giá và chi tiêu ngân sách phù hợp hơn.
• Trong trường hợp không có hợp đồng bằng văn bản. PO sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc. Một khi PO được nhà cung cấp chấp nhận. Thì nó sẽ trở thành một tài liệu pháp lý.
• Hơn nữa, PO là một trong những thành phần thiết yếu nhất. Chúng giúp quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ hơn. Khi bạn muốn đảm bảo cho quá trình phát hành, xử lý và ghi nhận các đơn đặt hàng.

Quy trình sử dụng PO?

Quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các quy trình sử dụng và lập ra một PO sẽ diễn ra như sau:

• Bước 1: Người mua nghiên cứu và xác định xem có nên mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hay không.
• Bước 2: Người mua sẽ gửi cho người bán một PO để bắt đầu quá trình mua hàng.
• Bước 3: Sau khi nhận được PO. Người bán sẽ xác nhận với người mua xem có đáp ứng được các tiêu chí đặt hàng hay không. PO sẽ bị hủy nếu nhà cung cấp không thể đáp ứng yêu cầu của người mua.
• Bước 4: Nếu người bán chấp thuận giao dịch. Thì người bán sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo đủ số lượng mặt hàng được giao đúng thời hạn bên mua yêu cầu.
• Bước 5: Sau khi đã tạo đủ số lượng đơn hàng. Người bán có thể yêu cầu đơn vị chuyên vận chuyển – logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển cho số PO mà người mua đã gửi.
• Bước 6: Đơn hàng được người bán lập hóa đơn. Kết hợp số PO của người mua để xác minh tính chính xác. Cũng như khả năng để kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh chóng.
• Bước 7: Sau khi kiểm tra sản phẩm. Người mua sẽ tiến hành thanh toán cho người bán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng.

Những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng đơn đặt hàng (PO) là gì?

Chắc hẳn bây giờ bạn đã hiểu PO là gì rồi phải không. Cho dù công ty có quy mô nhỏ hay lớn. Thì với bộ phận mua hàng cũng đều sử dụng đơn đặt hàng cho nhiều mục đích khác nhau:

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Người mua có thể sử dụng PO để thông báo các yêu cầu với nhà cung cấp.
• Hỗ trợ quản lý đơn hàng: PO cung cấp tài liệu chính thức. Về việc giao hàng đến hoặc đang chờ xử lý cho các bộ phận mua sắm, tài chính và vận hành. Chúng theo dõi và xử lý các đơn đặt hàng hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ lập ngân sách: Sau khi đặt hàng, bên mua có thể tính toán các chi phí này vào ngân sách của công ty.
• Mang tính ràng buộc: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. PO có thể dùng như một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý. Nhưng chỉ khi nhà cung cấp đã chấp nhận nó.
• PO đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm toán: Kiểm toán viên liên tục theo dõi các mâu thuẫn tài chính mà công ty phải sửa chữa. Do đó, các đơn đặt hàng được phát hành, xử lý và ghi lại để đảm bảo rằng các công ty chi tiêu đúng. Chúng thích hợp để kiểm toán viên có thể làm việc chính xác.

Mặc dù những lợi ích được liệt kê ở trên là nhằm hướng đến người mua. Nhưng đơn đặt hàng cũng là giấy tờ quan trọng không kém đối với nhà cung cấp. Chúng được các nhà cung cấp sử dụng để thực hiện đơn đặt hàng. Đồng thời xử lý thanh toán đơn giản hơn nhiều.

Phân biệt giữa đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn (Invoice)

Điểm giống nhau

Cả hai tài liệu này đều là hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Điều này có nghĩa là cả khách hàng và nhà cung cấp đều đã đồng ý với các điều khoản và các hành vi mà họ nêu rõ trong cả hai tài liệu đều có giá trị ràng buộc.

Bên cạnh đó, cà PO và Invoice đều chứa thông tin đặt hàng, thông tin vận chuyển và giá cả. Hóa đơn cũng chứa số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều khoản thanh toán (tín dụng hoặc giảm), lịch thanh toán và tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp. Số PO cũng có thể được ghi nhận vào hóa đơn để làm tài liệu lưu trữ phòng hờ cần đối chấp sau này.

Điểm khác nhau

• Người mua sẽ tạo đơn đặt hàng (PO) khi cần đặt mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong khi đó, người bán tạo hóa đơn để ghi lại giao dịch mua/bán và để thu tiền thanh toán sau khi các mặt hàng đã được xuất đi.
• Hóa đơn được gửi về cho người mua và đơn đặt hàng được gửi đến cho người bán.
• PO chỉ được lập khi mà người mua có nhu cầu mua hàng. Còn hóa đơn được lập khi người mua mua hàng thành công. Hóa đơn sẽ được tạo tự động, và việc quản lý công nợ sẽ được xử lý thông qua phần mềm quản lý hóa đơn.
• PO thường yêu cầu rõ ràng về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn thường chỉ được sử dụng để xác nhận việc bán hàng và lưu giữ tài liệu cho thủ tục thanh toán.
• PO chứa thông tin chi tiết và ngày giao hàng của đơn đặt hàng, trong khi hóa đơn có giá của đơn đặt hàng, điều kiện và điều khoản thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.

Quản lý PO một cách hiệu quả như thế nào?

Bởi vì PO là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Nên quản lý PO là rất quan trọng để giảm rủi ro liên quan đến quy trình làm việc với nhà cung cấp.

• Quản lý các nhà cung cấp mà công ty của bạn đã đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp phải rõ ràng, dễ đọc và quy trình mua sắm nhanh chóng. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên đơn giản và chính xác.
• Tạo các giới hạn chi phí liên quan đến ngân sách. Bằng cách chia các giao dịch mua thành nhiều danh mục. Từ đó phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để lấp đầy hàng tồn kho.
• Thiết lập thủ tục phê duyệt mua hàng. Nhằm để kiểm soát chi phí và tránh quản lý tài chính yếu kém.
• Cung cấp các đề mục để xem xét và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Đồng thời hỗ trợ duy trì dữ liệu đơn hàng chính xác. Nhằm giảm thiểu sai sót có thể xảy ra.
• Theo dõi các hồ sơ và tài liệu để đảm bảo cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ cẩn thận để tránh mất mát, nhầm lẫn. Mà quan trọng nhất là duy trì tính bảo mật của tài liệu.
• Thủ tục hủy đơn hàng phải được xác định rõ ràng. Ngoài ra, khi PO bị hủy bỏ, cần phải có một tài liệu chính thức với thông tin cần thiết và chữ ký được chấp thuận. PO đã bị hủy cần được lưu trữ cùng với các giấy tờ liên quan.

Một số khái niệm khác liên quan đến PO có thể bạn chưa biết

Ngoài khái niệm về PO là gì được thảo luận trong các phần trước. Thì PO cũng có thể có các ý nghĩa sau:

Trong bưu chính

Thuật ngữ PO có nghĩa là bưu điện. Nó dùng để chỉ một địa điểm mà các giao dịch như nhận hay vận chuyển hàng hóa và thư từ được diễn ra.

Trong viễn thông

Trong lĩnh vực truyền thông viễn thông. PO là viết tắt của Port out, có nghĩa là di chuyển ra ngoài. Từ này dùng để chỉ việc chuyển một số lượng lớn thuê bao từ nhà mạng này sang nhà mạng khác. Từ trái nghĩa của port out là port in. Có nghĩa là chuyển đến một nơi nào đó. Từ này để chỉ một thuê bao từ một mạng khác tham gia vào mạng của mình.

Trong thanh toán

Trong lĩnh vực thanh toán PO, còn được gọi là Payoneer. Là một loại thẻ cho phép người dùng rút tiền từ tài khoản Paypal của họ. Payonee là một công ty cung cấp dịch vụ ghi nợ, thanh toán, chuyển tiền quốc tế, giao dịch thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến và các dịch vụ khác.

Trong vận tải

Mặc dù PO trong trường hợp này cũng có nghĩa là đơn đặt hàng. Nhưng nó là một loại hợp đồng mua bán với đặc điểm chính sau đây.

• Có giá trị lớn
• Đó là giao dịch đầu tiên và không biết nhiều về phía đối tác
• Không có niềm tin vào công ty
• Có sự liên kết với đấu giá vận chuyển
• Giao dịch theo chuỗi (giao dịch dài hạn và liên kết với nhà cung cấp)

Trong công nghệ thông tin

PO là viết tắt của Product Owner trong thế giới CNTT.  Nó dùng để chỉ người sở hữu sản phẩm. PO chịu trách nhiệm về sản phẩm, giải quyết các vấn đề mà người dùng gặp phải khi sử dụng nó, giao tiếp, tương tác với các bên liên quan để quyết định về các tính năng của sản phẩm. Bên cạnh đó, họ còn làm việc với nhóm để hoàn thành các mục tiêu của công ty, phát triển nâng cấp sản phẩm.

Trong y học

Po hoặc p.o là viết tắt của Per os. Chúng thường được sử dụng trong y học để chỉ các loại thuốc được sử dụng bằng đường uống.

PO có một số nghĩa tùy thuộc vào tình huống khác nhau. Tuy nhiên PO với ý nghĩa là đơn đặt hàng thường xuyên được dùng rộng rãi nhất.

Auvietco.vn vừa giải đáp cho bạn những thắc mắc liên quan câu hỏi PO là gì và những thông tin chính bạn cần biết về PO. Mong rằng những thông tin cung cấp trên đây sẽ hỗ trợ bạn tăng thêm hiệu quả và đơn giản hóa việc quản lý khi sử dụng PO.

BÀI VIẾT KHÁC CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

• Mẫu phiếu bảo hành là gì? Tìm hiểu thông tin về mẫu phiếu bảo hành

Cập nhật lúc 10:36 – 15/02/2023