Packing list là gì? Vai trò của Packing list đối với xuất nhập khẩu?

  Packing list là một thuật ngữ khá quen thuộc trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nhờ có những chứng từ này sẽ giúp cho mọi công việc của chúng ta vận hành một cách minh bạch và đáp ứng được nhu cầu quản lý của con người. Trong bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ cùng các bạn đi tìm hiểu về Packing list là gì cũng như vai trò của của loại phiếu đóng gói hàng hóa này trong cuộc sống nói chung.

Packing list là gì?

Bất kỳ hoạt động bán hàng nào liên quan đến xuất nhập khẩu đều có phiếu đóng gói hàng hóa, và nó được gọi là packing list.

Các phiếu đóng gói này sẽ mang nhiều ý nghĩa khác nhau. Người đọc phiếu đóng gói sẽ biết được các thông số liên quan đến kiện hàng. Từ đó có được thống kê tốt nhất về sản phẩm hàng hóa xuất nhập khẩu của mình.

Packing list là gì – nó là bảng kê, phiếu kê chi tiết hàng hóa. Phiếu kê này là một phần không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Chúng mô tả chi tiết đơn hàng nhưng không bao gồm giá trị hàng hóa.

Danh sách đóng gói này sẽ bao gồm các thông tin của đơn hàng. Thường thì cán bộ hải quan sẽ không gọi là danh sách đóng gói hay chi tiết đóng gói mà sẽ gọi là “phiếu đóng gói”

Hiện nay có nhiều loại phiếu packing list khác nhau. Thường thì sẽ theo các hợp đồng. Hoặc các yếu tố khác liên quan đến hàng hóa mà người cán bộ có thể chỉnh sửa một số thông số bên trong phiếu packing list. Để giúp cho phần quản lý được tốt hơn và rõ ràng hơn.

packing list la gi
Packing list là gì

Ai lập packing list

Người bán sẽ là người lập packing list. Họ gửi cho bên mua cũng như các bên liên quan trong quá trình cung cấp hàng hóa của mình.

Về loại chứng từ này thì có rất nhiều mẫu có sẵn và chỉ cần điền thông tin vào là được. Hoặc bạn có thể tham khảo sự hướng dẫn từ các nhân viên trong công ty FWD để điền đúng, điền đủ các thông tin cần thiết trên chứng từ.

Nếu doanh nghiệp tự tạo form phiếu đóng gói packing list. Thì nên lưu ý những thông tin quan trọng cần có trên phiếu đóng gói. Và cần phải khai báo đầy đủ, rõ ràng các thông tin này.

Quy trình lập packing list

  • Bước 1: Soạn hàng hóa, xếp hàng lên cảng
  • Bước 2: Tiến hành lập phiếu đóng gói
  • Bước 3: Gửi cho bên mua để lấy thông tin kiểm tra.

Chức năng của packing list

  Packing list là gì? Nó là phiếu đóng gói hàng hóa. Chúng sẽ phản ảnh các vấn đề liên quan đến trọng lượng tịnh, trọng lượng bao gồm cả bao bì của gói hàng đó. Các thông tin liên quan đến loại hàng hóa. Bao gồm cách đóng gói hàng hóa, số lượng của hàng hóa… Các thông tin này giúp cho người đảm nhận đơn hàng biết và có những sắp xếp liên quan như:

Thông qua trọng lượng tịnh, trọng lượng bao bì hàng hóa để biết được số lượng hàng hóa sẽ vào cảng. Nhằm đưa ra phương án nhập cảng phù hợp. Biết được khối lượng hàng hóa xuất nhập cảnh ra vào.

Thông qua bao vì của hàng hóa. Nhằm biết được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, sản phẩm. Biết được đây là loại hàng hóa gì. Chúng được đóng gói như thế nào. Để khi kiểm tra có đúng với thực tế khai báo hay không.

Nhờ các thông số trên đây, nhân viên tại cảng sẽ tính toán được rằng:

  • Hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng công nhân hay cần phải sử dụng các thiết bị chuyên dụng. Hàng hóa có cần sử dụng các loại máy xúc, xe đẩy, công cụ khác hay không…
  • Khối lượng hàng hóa là bao nhiêu, các loại phương tiện vận tại ( số xe, trọng lượng xe) cần dùng để vận chuyển hàng hóa. Thống kê số xe ra vào cảng, các loại xe, phân loại làn xe…
  • Hàng hóa nằm ở kiện nào, tìm ở đâu, phục vụ cho nhu cầu kiểm hàng của người mua, cơ quan kiểm định (nếu có).
chuc nang packing list
Chức năng của Packing list

Các nội dung của packing list

Thông tin về người mua và người bán

Đây là những thông tin cần thiết trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu nói chung và trên phiếu đóng hàng packing list nói riêng. Việc có sẵn thông tin về đơn vị mua bán cũng giúp hải quan quản lý được tình trạng hàng hóa, và đảm bảo vận hành cổng xuất nhập khẩu theo đúng pháp luật. Tuy nhiên ở một số phiếu Detailed packing list thì phần người bán có thể không cần ghi. Và điều này cũng không ảnh hưởng nhiều đến các tác dụng của phiếu.

Cảng dỡ hàng, xếp hàng

Khi người bán xếp hàng thì cần có thông tin của cảng xếp hàng, khi người mua dỡ hàng thì cũng cần có thông tin của cảng dỡ hàng. Điều này sẽ quản lý được hàng hóa và xử lý các sự cố ví dụ hàng đến tay người mua mà số lượng bị thiếu, nếu trên đường vận chuyển và khâu giao hàng không có trục trặc gì thì khả năng cao cần phải kiểm tra lại cảng xếp hàng xem quy trình làm việc có đúng hay không, liệu có thất lạc hàng hóa ở cảng xếp hàng hay không.

Thông tin về tàu vận chuyển

Hãng tàu, số tàu. Người bán cần đưa các thông số liên quan đến tàu vận chuyển hàng hóa cho bên mua để lúc tàu cập bến bên mua còn biết mà ra kiểm tra đúng đơn, đúng kiện. Thông tin về các chuyến tàu cũng giúp cho chúng ta dễ dàng cập nhật lộ trình của đơn hàng hơn từ đó quản lý hàng hóa, tránh các sự số như thất lạc hàng hóa, hàng đến chậm, hàng gặp vấn đề… Nếu trong trường hợp xảy ra sự cố trên tàu thì thông tin hãng tàu, số chuyến tàu cũng là một trong những thông tin quan trọng và cần thiết để các bên xuất nhập khẩu làm việc và xử lý sự cố với nhau.

Thông tin về kiện hàng

các thông số như trọng lượng, thể tích, mô tả, số kiện hàng hóa cần được ghi rõ trong phiếu packing list. Các thông tin này xuất hiện trong phiếu đóng gói hàng hóa. Giúp cho người mua có thể nắm chắc thông tin về số lượng các kiện hàng. Từ đó đưa ra các hướng để kiểm tra, nhận hàng, vận chuyển hàng hóa. Đây cũng là một trong những nội dung chính của phiếu và không thể bỏ sót được. Cho nên khi buôn bán hàng hóa, chúng ta cần kiểm tra hàng phía bên mình. Đồng thời ghi lại các thông tin cụ thể để từ đó có nguồn dữ liệu cho các kiểm tra sau này.

Số hiệu hợp đồng

Đây là thông tin đầu tiên của kiện hàng mà bộ chứng từ xuất nhập khẩu nào cũng cần phải có. Packing list là gì? Có cần phải thêm số hiệu hợp đồng vào phiếu này hay không? Chúng ta cần phải thêm số hiệu hợp đồng vào phiếu packing list. Nó giúp người quản lý biết được nguồn gốc xuất xứ của kiện hàng, từ đó tra được các thông tin của kiện hàng và đưa vào dữ liệu quản lý.

Điều kiện giao hàng

Một trong những nội dung quan trọng không kém của phiếu packing list đóng gói hàng hóa chính là điều kiện giao hàng. Thường thì trong này sẽ có các điều kiện mà bên bán và bên mua đã trao đổi và đi đến thống nhất với nhau. Thông tin này thì giúp cho việc buôn bán thuận lợi, đảm bảo quyền lợi của hai bên. Trong các tình huống bên mua đã kiểm xong hàng hoặc bên bán đã giao đúng với yêu cầu hàng thỏa thuận trước thì các điều kiện giao hàng sẽ được thực hiện. Và các đơn vị kiểm tra kiểm soát cũng có thể dựa vào điều kiện giao hàng này để tiến hành công việc một cách suôn sẻ hơn.

noi dung packing list
Nội dung packing list

Các loại Packing list

Packing list có vai trò quan trọng trọng việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, bên cạnh đó nó còn ảnh hưởng đến quá trình xuất nhập khẩu của hàng hóa. Nếu không có các thông số mà chúng phản ánh thì chúng ta sẽ khó lòng để giải quyết các vấn đề liên quan đến vận chuyển hàng hóa, tìm kiếm hàng hóa ở các kiện hàng.

Hiện nay, việc xuất hiện packing list trong ngành xuất nhập khẩu là điều có thể dễ dàng nhận thấy được. Và cũng có những loại phiếu đóng gói phổ biến sau:

Detailed packing list

Là một loại phiếu đóng gói chi tiết. Đây là loại phiếu có đầy đủ thông tin từ a đến z của một kiện hàng, bao gồm cả vị trí, số lượng, phương tiện cần để vận chuyển hàng hóa… Nói chung phiếu detailed packing list có đầy đủ thông tin chi tiết nhất về một kiện hàng và là loại phiếu đóng gói được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Neutrai packing list

Là một loại phiếu đóng gói trung lập. Nhìn chung các thông số về kiện hàng vẫn được ghi đầy đủ trên loại phiếu này. Tuy nhiên thường thì phiếu neutrai packing list sẽ không ghi tên người bán. Cho nên trong một số trường hợp thì phiếu này sẽ ít được sử dụng hơn.

Packing and weight list

Là phiếu đóng gói hàng hóa kèm theo cả bảng kê khai trọng lượng của kiện hàng.

Các loại phiếu packing list đã và đang mang đến cho người dùng những ý nghĩa quan trọng. Chúng sẽ giúp cho chúng ta ngày càng kiểm soát được số lượng hàng hóa của mình. Cũng như là góp phần vào công tác quản lý một cách tốt hơn.

Sau khi đóng hàng xong thì bên đơn vị vận tải là forwarder sẽ có quyền yêu cầu bên bán cung cấp các thông tin trên phiếu đóng hàng. Từ đó để nhận biết các thông tin liên quan đến hàng hóa. Bên cạnh đó hãng tàu cũng cần phát hành chúng cho bên vận tải. Nhằm yêu cầu cung cấp thông tin để có phương án đóng hành, xếp container lên tàu.

Container packing list là gì

Container packing list là một cái tên khác của packing list hạ. Nó là giấy chứng nhận được hãng tàu phát hành. Chúng đưa cho chủ hàng điền vào. Chủ hàng có nhiệm vụ điền những thông tin của hàng hóa vào container packing list để tránh những thất thoát và hư tổn hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Tuy nhiên container packing list và packing list là hai chứng từ khác nhau. Khi phát hành packing list thì người ta sẽ phát hành kèm theo invoice. Nhằm tránh nhầm lẫn với container packing list.

Nhìn chung bạn có thể phân biệt dễ dàng hai loại giấy tờ này. Đó là container packing list là do hãng tàu phát hành. Còn packing list (thường kèm invoice) là do chủ hàng (bên vận tải) phát hành để quản lý về tình trạng đóng hàng của họ.

Dù là loại packing list nào thì những chứng từ này cũng đã góp phần quan trọng phản ánh đúng tình trạng hàng hóa của người bán. Và các thông tin cần thiết cho người mua, cơ quan hải quan, cơ quan vận chuyển…Để họ quản lý và giám sát kiện hàng một cách tốt nhất.

Trên đây là những chia sẻ của Van Điện Đài Loan liên quan đến các loại packing list. Cũng như vai trò không thể tách rời của packing list trong các công việc của nghề xuất nhập khẩu. Hy vọng rằng quý độc giả sau khi nghiên cứu bài viết này đã có những thông tin chính xác. và hiểu biết sâu hơn về các loại hóa đơn. Cũng như chứng từ trong xuất nhập khẩu nói chung và chứng từ packing list nói riêng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

icons8-exercise-96 challenges-icon chat-active-icon